Ajuste de inventario: ¿Cómo hacerlo correctamente?

Ajuste de Inventario: ¿Cómo hacerlo correctamente?

El ajuste de inventario es una medida de control importante en cualquier empresa, ya que nos permite evitar descuadres en el inventario provocados por errores humanos, mermas, robos y otros factores. El desajuste del inventario puede llevar a quiebres de stock y, en consecuencia, a desatender la demanda de los clientes, lo que impacta negativamente en la imagen del negocio. Por eso, realizar ajustes de inventario ordenados y de manera periódica, con el apoyo de herramientas tecnológicas es fundamental para el éxito de una empresa.

¿Qué es un Ajuste de Inventario?

El ajuste de inventario se refiere a la revisión y corrección en las diferencias generadas entre el inventario físico y el inventario registrado en los sistemas de gestión. Esta práctica es esencial para mantener la exactitud de los registros de inventario y garantizar que la empresa cuente con la cantidad correcta de productos en todo momento. Un ajuste de inventario es necesario por diversas razones, incluyendo dentro de las más comunes, errores en el registro de unidades, pérdidas por deterioro o robo, y diferencias en las cantidades recibidas versus las registradas.

Tipos de Ajustes de Inventario

Los ajustes de inventario pueden clasificarse en varios tipos:

• Ajustes Positivos: Ocurren cuando el inventario físico es mayor al registrado. Esto puede deberse a errores en la recepción de productos no contabilizados o devoluciones no registradas.
• Ajustes Negativos: Se dan cuando el inventario físico es menor al registrado. Las causas principales pueden incluir robos, mermas, o errores de conteo.
• Ajustes Planificados: Son los que se realizan de manera periódica y programada, generalmente durante auditorías o inventarios cíclicos.
• Ajustes No Planificados: Se efectúan en respuesta a la detección de una discrepancia inesperada.

Causas Comunes de Desajustes en el Inventario

Diversas razones pueden llevar a desajustes en el inventario, entre ellas encontramos:

• Errores Humanos: Son comunes durante el registro de productos, conteos y actualizaciones de inventario.
• Mermas y Robos: Las pérdidas por deterioro o robo son frecuentes y pueden afectar significativamente la exactitud del inventario.
• Problemas en la Cadena de Suministro: Discrepancias en las cantidades enviadas por proveedores frente a las recibidas y registradas, pueden causar desajustes.

Beneficios del Ajuste de Inventario

Realizar ajustes de inventario ofrece numerosos beneficios, como:

• Prevención de Quiebres de Stock: Mantener un inventario preciso asegurará que siempre haya suficiente stock para satisfacer la demanda de los clientes.
• Mejora en la Satisfacción del Cliente: Al evitar los quiebres de stock, se garantiza una mejor experiencia para el cliente, aumentando su satisfacción y fidelidad.
• Optimización de Recursos: Un control de inventario adecuado permite una mejor gestión de los recursos, evitando excesos y faltantes innecesarios.

Métodos para Realizar un Ajuste de Inventario

Existen diversos métodos para llevar a cabo un ajuste de inventario:

• Manual vs. Automatizado: Los ajustes pueden realizarse manualmente, aunque este método es más propenso a errores como: omisiones o registros incorrectos. Por otro lado, la automatización mediante el uso de software de gestión de inventarios, permite una gestión más precisa y eficiente al momento de la toma de desiciones.
  
• Uso de Herramientas Tecnológicas: Las herramientas tecnológicas, como escáneres de código de barras y sistemas de gestión de inventarios, facilitan la realización de ajustes precisos y en tiempo real.
• Frecuencia de los Ajustes: Es crucial definir una frecuencia adecuada para los ajustes de inventario, que puede variar desde ajustes diarios (en entornos de alta rotación) hasta ajustes mensuales o trimestrales dependiendo del rubro de negocio y la demanda del mismo.

Tecnología y Herramientas para el Control de Inventario

El uso de tecnología es vital para un control de inventario eficiente. En Retailbase, por ejemplo, contamos con un módulo de control de inventario que permite ajustar y gestionar el inventario en tiempo real. Esta herramienta tecnológica facilita el proceso de ajustes, reduce errores humanos y además proporciona los datos precisos a la hora de la toma de decisiones.

Pasos para Implementar un Sistema de Ajuste de Inventario Eficiente

Implementar un sistema de ajuste de inventario eficiente implica realizar varios pasos claves:

1. Planificación y Preparación: Deberás establecer políticas y procedimientos claros para los ajustes de inventario, con ello, definir la frecuencia de los ajustes y las personas responsables de realizar la gestión.
2. Ejecución del Ajuste: Realizar los ajustes de inventario según lo planificado, utilizando herramientas tecnológicas para asegurar la precisión. Acá deberás registrar todas las discrepancias identificadas.
3. Revisión y Análisis Post-Ajuste: Una vez realizado el ajuste, deberás analizar los resultados para identificar patrones, tendencias y/o causas en las discrepancias que se generaron, de esta forma, podrás crear e implementar medidas correctivas y preventivas para evitar futuros desajustes.

Conclusiones

El ajuste de inventario es una práctica esencial para cualquier empresa que busque mantener la precisión y eficiencia en su gestión de stock. Realizar ajustes periódicos y apoyarse en herramientas tecnológicas como las disponibles en Retailbase asegurará que los registros de inventario sean exactos, evitando problemas de quiebres de stock y mejorando la satisfacción del cliente cumpliendo con su demanda. 

Cuando integres estos procesos en la operación diaria de tu negocio, notarás que tu tienda optimizará los recursos disponibles, reducirá los costos asociados al inventario  y mantendrá una imagen positiva ante los clientes.

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